Sağlık hizmeti sunucusu kurumların, kendi bünyelerinde oluşturulan İç Kontrol Sistemi ile faaliyetlerin etkinliği ve verimliliği, mali raporlama sisteminin güvenirliliği ve yasal düzenlemelere uygunluğu konularının dikkatle üzerlerinde durmaları, sağlık kurumlarının büyük bedeller ödemesinin önüne geçiyor. Bu konuların verimliliği konusunda yönetim kuruluna güvence verilebilmesinin ve aksaklıkların tespit edilerek tekrarlanmasının önüne geçilmesinin tek yolu içtihat ve prosedürlere uygun bir iç denetimin yapılmasından geçiyor. Denetim; tepe yöneticilerin, sağlık kurumunun temel faaliyetlerinin yerine getirilmesinde, günlük bazda aldıkları raporların, bağımsız bir denetim mekanizmasıyla, kurum için her zaman bir doğruluk, uygunluk ve akılcı yöntemle sağlanıp sağlanmadığının sorgulanması anlamına geliyor. Stratejik Yönetim Danışmanı ve İç Denetim Uzmanı Dilek Azgun,”Denetim sağlık merkezlerinin büyük bedeller ödemesinin önüne geçiyor” diyor. Dilek Azgun verdiği röportajda, “Bağımsız ve yetkin bir denetim ekibinin, sağlık kurumları ve hastanelere sağlayacağı faydaları, denetimin başarıya ulaşmasında gelen faktörleri, sağlık merkezlerinin en çok hangi alanlarda (maliyet kontrolü,verimlilik) sıkıntı yaşadıkları, bu yaşanılan sıkıntıların kaynaklarını, günümüz sağlık kurumları yöneticilerinin bir sağlık kurumunu etkin ve verimli işletirken en temel gereksinimleri” anlatıyor.
–Dilek Azgun
Stratejik Yönetim Danışmanı ve İç Denetim Uzmanı
Sizce sağlık merkezleri ve hastaneler verimliklerini gözden geçirmek üzere nelerin muhasebesini yapmalılar?
Verimlilik analizine; özellikle sağlık kurumları ve hastaneler açısından, sadece mali verimliliğin ölçümlenmesi ve muhasebe kayıtlarının düzenlenmesinin ötesinde bakmak gerekiyor. Zira, sağlık kurumları matriks yapıda ve karmaşık sistemler oldukları için, yıl boyunca karşı karşıya kaldıkları ve/veya gelecek yıla taşınabilecek olasılık ve belirsizliklerin somutlaştırılması gerekiyor. Bu nedenler sağlık kurumlarının yeni bir yıla başlarken dikkatle üzerinde durmaları gereken noktalar arasında şunlar geliyor: “Hastane işletmesi operasyonel süreçlerindeki etkinlik ve verimlilik analizlerinin hem işletmesel hem medikal açıdan değerlemesi, mevcut bütçenin uygulanma sonuçları ve sapma oranları, finansal tabloların doğruluğu , finansal raporlama, eksikliklerinin saptanması, mevcut raporların güvenilirliği, faaliyetler ve mali tablolarda yürürlükteki yasalara ve düzenlemelere uygunlukları, organizasyonel faaliyetlerde sürdürülebilir hasta memnuniyeti ilkelerinin yetirince uygulanıp uygulanmadığının tarafsız, bağımsız ve yetkin bir denetim ekibi tarafından gözden geçirilmesi.”
Bağımsız ve yetkin bir denetim ekibinin, sağlık kurumları ve hastanelere sağlayacağı faydalar nelerdir?
Tüm sağlık kurumları da diğer sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler gibi her gün rakiplerinden daha iyi performans göstermek ve sektöründe global bir oyuncu olmak için çalışıyorlar. Değişimi yöneterek, verimliliği arttırmanın ve sektörde rekabet avantajı yaratmanın yolu, var olan işletme yeteneklerinin geliştirilerek, yüksek performanslı takımlar oluşturmaktan geçiyor. Yöneticiler kurumlarının stratejik ve yıllık performans planlarının gerçekleşip gerçekleşmediği ve kaynakların etkin, verimli kullanılmasına yönelik hesap verme sorumluluğu amaçlarının karşılanıp karşılanmadığını tespit etmek bakımından hem finansal hem de finansal olmayan faaliyetlerle ilgili verilere ve raporlara ihtiyaç duyarlar. Burada denetim devreye girer. Denetim ise; tepe yöneticilerin, sağlık kurumunun temel faaliyetlerinin yerine getirilmesinde, günlük bazda aldıkları bu raporların, bağımsız bir denetim mekanizmasıyla, kurum için her zaman bir doğruluk, uygunluk ve akılcı yöntemle sağlanıp sağlanmadığının sorgulanması anlamına geliyor. Bunun için de denetimin örgüt ve profesyonel yönetimin ayrılmaz bir parçası olduğunu söylemek yanlış olmaz. Denetimi yapan profesyoneller, denetim süreci boyunca, sağlık kurumunun karşı karşıya kaldığı ve faaliyetleri neticesinde kalabileceği riskler üzerinde yoğunlaşmak zorundalar. Örneğin; denetimin muhasebe işlemlerinin yerine getirilme sürecinde önemli bir hatayı bulması gelecekte kurumun çok büyük bedeller ödemesini önlüyor. Bu açıdan bakıldığında denetim aslında hedefleri gerçekleştirmede yararlanılan planları, metotları ve prosedürleri kapsayarak, bunların tamamının etkinliğini ve verimliliğini inceliyor. Daha verimli bir yöntem ile işletilebilir miydi sorusunun cevabını araştırıyor ve bu suretle performansa dayalı yönetime katkıda bulunuyor. Bu kontrol ayrıca varlıkları korumada, hataları ve yolsuzlukları önleme ve ortaya çıkarmada ilk savunma hattı olarak işlev görüyor. Denetimin yapılması ve mevcut hataların giderilmesiyle, ihmallerden oluşan gelir kayıpları yok olacak, gelir -gider yönetimiyle başabaş noktası hemen yakalanacak, maliyetlerin doğru tespiti ve doğru hizmet fiyatlandırmaları sonucunda kârlılık ve yüksek ebitdaya ulaşılacaktır.
Denetimin başarıya ulaşmasında etkili olan faktörler nelerdir?
Stratejik yönetim danışmanlığı ve iç denetim uzmanlığı yaptığımız sağlık kurumlarında, başarı için kritik risk faktörlerinin başında bilgiyi paylaşmada gösterilen direnç geldiğini söyleyebiliriz. Başarılı bir iç tetkik için, yönetim ve çalışanların kontrole ve yönetime yönelik pozitif ve destekleyici bir ortam oluşturmaları ve sürdürmeleri çok önemli. Yönetim ve çalışanlar tarafından dürüstlüğün ve etik değerlerin korunması ve sergilenmesi, yönetimin uzmanlığa olan bağlılığı, yönetimin felsefesi ve iş görme tarzı, organizasyonun yapısı, kuruluşun organizasyon içinde yetki ve sorumlulukların devredilme tarzı gibi etkenler tetkikin başarısında rol oynuyor. Bu nedenle danışmanlığını aldığımız ve tetkikine başladığımız kurumlarda, işbirliği yapmasını özellikle beklediğimiz birim amirleri ve sağlık profesyonelleriyle bir dizi toplantı düzenleyerek, denetimin amacını ve kuruma faydalarını anlatarak işe başlıyoruz. Bu toplantılarda altını çizdiğimiz konu yapılan çalışmanın, kurumun hem dış hem de iç nedenler dolayısıyla karşılaştığı risklerin bir değerlemesinin yapılması, kontrol edilebilen ve kontrol edilemeyen risklerin tanımlanarak, etkin bir yol haritası ile, bu risklerin gelecek yıla taşınmamasının sağlanması, riskleri kontrol etme ve yönetmeye imkan vermesi.
Sağlık merkezleri en çok hangi alanlarda sıkıntı yaşıyorlar? Bu yaşanılan sıkıntıların kaynağında neler var?
Tecrübelerimize dayanarak, sağlık kurumlarının genellikle yönetmekte zorlandıkları risklerin ilk başta gelenleri arasında şunlar geliyor:
• Doktor sözleşmelerinin tanzimi ve sözleşmede konu olacak hakedişe esas matrahın hesaplamasında etkili olacak faktörlerin tespiti ve uygulanması,
• Hasta kabul işlemlerinde uygulanan fiyat ve indirim politikalarındaki yanlışlıklar ve suistimaller,
• Kurum anlaşmalarının kullanılan HBYS sistemine yanlış tanımlanması ya da hiç tanımlanmayarak manuel yürütülmesi, medikal muhasebe faturalandırma eksiği ve hataları,
• Satınalma ve malzeme depo yönetim süreçleri ve muhasebe ile entegresi,
• Muhasebe ve finans süreçlerinin hasta hizmetleri ile entregresi,
• İnsan kaynakları süreçleri,
• Pazarlama ve iletişim süreçleri,
• Bu risklerı önlemek için sağlık işletme mevzuatlarına dayanarak hazırlanan ölçme ve değerlendirme kriterleri çerçevesinde çalışılarak önerilerde bulunuluyor.
Sıkıntıların kaynağında ise; aile şirketi anlayışı yönetim politikasının sıklıkla uygulanması, sektörel yönetim yeniliklerini takip etmeme ve bu yönetim şekillerine duyulan uzaklık, sağlıkta planlama kriterlerinin günün koşullarına göre revize edilmemesi ve detaylandırılmaması, mevcut insan gücünün kalifiye olmaması, otomasyonun efektif kullanılmaması, ölçeklenebilir sistemden uzaklığı ve sağlık okur yazarlığındaki eksikliği başta sayabiliriz.
Günümüz sağlık kurumları yöneticilerinin, bir sağlık kurumunu etkin ve verimli işletirken en temel gereksinimleri nelerdir?
Bilindiği gibi son 15 yılda sağlık sektörüne nitelikli yönetici ve ara eleman yetiştiren eğitim fakülteleri açıldı. İktisat ve işletme bilgisinin yanı sıra sosyo-psikolojik hizmetleri ve medikal süreçleri de dikkate alarak bütüncül bir yaklaşımla işletmecilik yapabilecek düzeyde sağlık profesyonelleri yetişmeye başladı. Bunu görmek sektör adına beni çok heyecanlandırıyor. Bu nedenle bütüncül yaklaşımla işletmecilik yapabilecek profesyonel yönetici ihtiyacımızı karşılamaya başladık.
Bir sağlık kurumunun yönetici pozisyonundaki işletme profesyonelinin, faaliyetlerin başarısının öncelikle işe uygun doğru kriterleri taşıyan personel istihdamı, doğru eğitim, sistem ve teşvikler sağlaması, doğru görev tanımı ve sorumluluklar verilmesiyle mümkün olduğunu bilmesinde fayda görüyorum. Çünkü yönetim ihtiyaç duyulan becerileri süreklilik temelinde değerlendirmeli ve kurumun hedeflerini gerçekleştirebilmesi için gerekli becerilerle donatılmış işgücünü temin etmeli. Yönetim, değerli çalışanlarını en iyi şekilde elinde tutacağını, birbiri ardı sıra göreve gelmelerini nasıl planlanacağını ve gerekli becerilerin ve yeteneklerin sürekliliğinin en iyi şekilde nasıl sağlanması gerektiğini göz önünde bulundurmalı. Sağlık okur yazarlığı önceliklenmeli, sağlık calışanlarında tükenmişlik önlenmeli, çalışandostu yönetici yaklaşımı benimsenmelidir. Ayrıca işletmenin tüm unsurları için HBYS kullanılarak yoğun kontrol mekanizmalarının oluşturulması, performans ölçütlerinin ve göstergelerin oluşturulması ve gözden geçirilmesi, görev karmaşalarının giderilmesi, işlemlerin ve işlerin eksiksiz ve zamanında kayıt altına alınması, kaynaklara ve kayıtlara erişim sınırlamaları ve bunlarla ilgili hesap verme sorumluklarının belirlenmesi, işlemlerin ve iç kontrollerin uygun biçimde dokümante edilmesi faaliyetleri de doğru şekilde planlanmalıdır.